Alles in Ordnung?

Ordentliche Geistesblitze
"Kreativität und Chaos schließen einander aus", ist sich Trainerin und Organisationsexpertin Martina Freinberger sicher und erklärt weiter: "Viele Menschen reden sich einfach ein, dass sie die Unordnung brauchen, weil sie es nicht anders kennen." Und das kann im Arbeitsalltag weitreichende Folgen haben.
Chaos färbt ab
Vorgesetzte, Kunden und Kollegen schließen vom Arbeitsplatz auf den Mitarbeiter. So wirken Arbeitnehmer mit chaotischem Schreibtisch unstrukturiert und sogar überfordert. Die Folge: das Vertrauen in den Mitarbeiter sinkt. Doch Trainerin Martina Freinberger weiß Rat.
Das Ziel im Blick
"Wichtig ist, dass ich weiß, was meine Aufgabe und mein Ziel im Unternehmen ist", erklärt Freinberger. Damit sei eine optimale Grundlage für eine zielgerichtete Planung und Organisation der eigenen Arbeitsabläufe gelegt.
Mit fixen Abläufen zum Erfolg
Kurzfristige Aufräumaktionen bringen oft nur kurzfristigen Erfolg. Besser sei es, fixe Abläufe in die Arbeitswoche einzuplanen. "Investieren Sie jede Woche mindestens zwei Mal eine viertel Stunde in Ordnung und Ablage", rät Trainerin Freinberger.
Ein guter Start
"Beginnen Sie Ihren Tag mit einem Block an Tätigkeiten, die Sie in maximal fünf Minuten erledigen können - beispielsweise der E-Mail-Bearbeitung", empfiehlt Freinberger und erklärt weiter: "Wichtige Aufgaben sollten am Vormittag erledigt werden, wenn die Konzentration am besten ist."
Papierloses Büro
Während des Tages leisten To-Do-Listen wertvolle Dienste. Um nicht in einer Flut aus Dokumenten unterzugehen, sollten Sie außerdem nur besonders wichtige Dokumente ausdrucken. Viele Informationen lassen sich effizienter in digitaler Form bearbeiten.
Der Stand der Dinge
Am Ende des Tages sollte laut Expertin Martina Freinberger eine Inventur stehen: "Streichen Sie erledigte Arbeiten von Ihrem Notizblock oder Kalender und fügen Sie neue hinzu. Wenn Sie dabei auch noch Ihren Schreibtisch ordnen, können Sie mit einem guten Gefühl nach Hause gehen."
Rückschläge einplanen
"Erfahrungsgemäß dauert es ein halbes Jahr, bis aktives Zeitmanagement und gelebte Büroorganisation wirklich verinnerlicht sind." Wie bei einer Diät sollten Sie daher Rückschläge einplanen und sich von diesen nicht entmutigen lassen.
Belohnen Sie sich!
Planen Sie für erzielte Fortschritte Belohnungen ein. Ein Besuch im Kino oder Ihr Lieblingsessen verknüpft das Ordnunghalten mit positiven Gefühlen und erleichtert die weitere Umsetzung Ihrer Pläne.
Martina Freinberger
Martina Freinberger ist Trainerin und Mitglied des ON-Komitees 045 "Büroorganisation und schriftliche Kommunikation" des Austrian Standard Instituts. Als Organisationsexpertin berät sie mittelständische Unternehmen und Non-profit-Organisationen in Österreich und Deutschland.